FindTimeというOffice365版調整さんOutlookアドイン(2020/5/6 追記)

FindTimeというOutlook, OWA (Ootw)用アドイン

FindTime, your favorite scheduling add-in just got better!

For users who schedule meetings with people outside of your organization (sales, HR, supply chain, etc), it could take up to an hour of emailing back and forth to settle on a time of meetings (read more here). In addition to the lack of free/busy availability, additional number of attendees, time zo…

私は知りませんでしたが、FindTimeはOutlookやOWAから会議招集を送る際に、複数の候補日を提示して参加者の投票によって日程を決めることができるアドインで、使用するにはOffice 365 BusinessまたはEnterpriseのライセンス(Exchange Onlineのライセンス)が必要です。

大人数での会議日程調整に時間を取られることが多い方には非常におすすめのOutlookアドインです。

FindTimeをOutlookで使用する

まずはOutlookでの使い方のイメージですが以下の通りです。キャプチャーは英語ですが、日本語環境では日本語での表示になるはずです。

  1. 送信者がOutlookから会議候補日をいくつか選択。
    このときOutlook上にFindTime用のペインが開かれます。
    自分と宛先の現在の予定が緑や赤で確認できます。(予定が分かる相手の場合)
    findtime add-in screenshot1
  2. 内容を確認してメール送信
    findtime add-in screenshot2
  3. 受信者は送られてきたメールのリンクを開き、候補日に対して参加可否と希望をそれぞれの日に対して選択して返信
    Yes, NoだけでなくPreferが選べるのは素敵ポイントです
    findtime poll screenshot3
  4. 投票が集まると会議日が決定されFindTimeが自動で案内メールを送ってくれます
    findtime auto email screenshot

という流れです。

試しに使ってみたのですが、これは、かなり調整さんですね笑

受信者はアドインがなくても候補日の投票を行えるのはいいところなのですが、結局ブラウザを開いて候補日に参加可否を入れるので調整さんぽかったです。

FindTimeは企業向けです

FindTimeはOffice 365のライセンスがないと使えない、つまりFindTimeは企業向けのアドインなので、以下のような点で業務利用を想定した作りになっています。

  • Office 365テナント (EXOメールボックス) に投票等のデータが保存される
  • 日本語含む13言語に自動対応
  • free/busyが閲覧可能な組織内の宛先がいる場合候補日選定に現在の予定が考慮される
  • テナントワイドで管理者から展開可能

特にデータの保存先を気にする企業では自分のExchange Onlineのメールボックス上に保存されるというのはありがたい点で、これが今回の大きな改良点のようです。会社オフィシャルの飲み会調整ツールとしても利用できますね。

インストール手順・テナント展開手順

最後にインストール手順のリンクです。

Install FindTime

FindTime is an Outlook add-in for scheduling meetings. The organizer can send multiple time options through FindTime and minimize the back and forth emails in scheduling. FindTime can currently only be installed on an Office 365 Business or Enterprise account that includes Exchange Online.

特に特殊な手順はないですね、アドインの検索からFindTimeを検索して追加するだけです。

関係ないですがFindTimeを作っているMicrosoft GarageというプログラムはKaizalaも作ったとこなんですね。カイザラって響き面白い。

まとめ

既にExchange Onlineを利用中であれば、アドインを検索して追加するだけなので、お手軽にインストール可能です。

そもそもOutlookに複数候補日から参加者に選択させるという機能がないので、大人数の会議が多い場合社内会議調整での利用だとしても需要はありそう。

お手軽+あったら嬉しい機能なのでとりあえずインストールしておきたいと思います。私自身は会議日程調整業務があまりないのですが、シンプルで分かりやすいですし、結構気に入りました。

2020/05/06 追記

管理者向けのFindTime展開方法・注意事項がまとめられたページも公開されていましたので紹介します。

Top 5 things that Office 365 admins should know about FindTime

Now that we have re-written the backend for FindTime to get into the Office 365 compliance boundary, here are 5 useful tips to help you manage it in your organization. You can deploy FindTime to everyone in your organization From the Exchange admin center, admins can install the FindTime add-in to t…

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