Teamsを使いこなすコツ

Teamsを使う上でおさえておきたいポイント

Teamsって使っていくと所属するチームやチャネルが増えて探したいものが探せなくなったり、通知が多すぎて重要なものを見逃してしまったりしてしまいますよね。

そんなことにならないようにTeamsを使いこなすコツという記事があったので個人的な感想を添えて紹介したいと思います。

Seven Habits of Highly Effective Teams Users – Office 365 for IT Pros

According to Wikipedia, Stephen Covey’s book The 7 Habits of Highly Effective People has sold over 30 million copies worldwide since its first publication in 1989. Good as that book is, it doesn’t cover how to work effectively with Teams, so here’s my best attempt at closing that gap.

通知とフィードの管理

カテゴリーに応じた通知の設定

デフォルトの設定ではTeamsからかなりの数の通知があると思います、設定からカテゴリーごとに以下から通知の設定を選択しカスタマイズしていきましょう。

  • Banner and email: デスクトップ通知とメールによる通知
  • Banner: デスクトップ通知とアクティビティフィードへの通知(Teams左側のベルマークに溜まります)
  • Only show in feed: アクティビティフィードへの通知のみ
  • Off: 通知なし

例えば誰かが「いいね」などのリアクションをしてくれたことの通知がウザいと感じる人はリアクションの通知はOffにしましょう。

邪魔なTeamは隠しましょう

Teamsの利用が進むと結構な数のTeamに所属することになっていきます。

自分には関係がないTeamは隠しましょう、隠したTeamからの通知は届かなくなります。本当に不要となった所属ならば管理者に頼んでTeamから外してもらうのもいいですね。

隠しているTeamも通知は届かなくなりますが、自分からアクセスすることはできますし、@でMentionされた時には通知がきます。

また特定のチャネルや会話をミュートすることもできるので覚えておいた方が良いですね、全然関係ない通知に気を取られて作業効率を落とさないようにしたいですね。

通知を減らすことと利用者のリテラシー

通知を減らすのはいいんですけど、投稿した人から「見てくれていない!」と文句言われるのも嫌ですね。

投稿者も個人に聞きたいことがあれば@によるMentionすることをしっかり徹底してくれないと細かい問題はでてきそうです。

重要な会話やチャネルはピン止めしましょう

まぁそうですよね、埋もれたり探すの大変にならないように右クリックしてピン止めして順番を整えましょう。
ピン止めできる会話は15個までです。

Teamsコマンド(ショートカット)

Teams上部のコマンドボックスに”/”から始まる特定のコマンドを入力するとTeamsの様々な機能を一発で呼び出せます。コマンド一覧と詳細はこちら。

Teams でコマンドを使用する

コマンドは、Teams で一般的なタスクを実行するためのショートカットです。状態を更新したり、特定のチャネルに移動したり、最近のファイルと保存済みメッセージを表示したりします。 下へスクロールすると、 使用可能なコマンドの一覧が表示されます。または、 新しいコマンドが使用可能になる時期を確認できます 。 コマンドを使用するには、Teams の一番上にあるコマンド ボックスに / を入力します。 現在サポートしているすべてのコマンドのメニューが表示されます。 必要なコマンドを選択し、Enter キーを押すと、Teams が残りを処理します。 ヒント: Alt キーを押しながら K キー (Windows) または Option + K (Mac) キーを押して、コマンドの一覧を開くこともできます。 Teams を使用しているすべてのユーザーが、コマンドを使用できますが、特定のコマンドが機能しない場合は、組織がコマンドの中心となる機能を無効にしている可能性があります。 たとえば、組織でチャットが無効になっている場合、チャットベースのコマンドは機能しません。 現在、コマンドはデスクトップまたは Web アプリでのみ使用可能です。

状態を変更したり未読のアクティビティを表示したり、使いこなせると便利そうですね。

メンション機能は必要な時だけ使うから意味がある

なんでもかんでも@でメンションするのは迷惑なのでやめましょう。特にチームやチャネル、タグに対しては本当に必要なときだけにしましょう、ウザいので。

新しいトピックには必ずサブジェクトを付けましょう

Teamsに投稿するのは文字を入力してEnterキーを押すだけで簡単にできますが、その場合サブジェクトがないため何について議論してるのかよく分からなくなったり後で見返したときに分かりにくかったりします。

投稿する際にAと筆のマークをクリックすることで詳細に投稿を編集することができ、そこではサブジェクトを設定することができます。

新しいトピックには必ずサブジェクトを付けましょう。

ビデオ会議

喋らない人はこまめにミュートしましょう。Web会議に慣れていない人はこれをしないのですがこまめにミュートするだけで音声の品質大分違いますので習慣づけたいですね。

また会議に参加できなかった人のために可能な限りレコーディングし後で共有できるようにしましょう。

おわり

Teamsは便利なアプリとサービスですが、ユーザーが正しく利用できないと逆にストレスが溜まり不要論が組織内であがることも考えられます。

しっかりとした周知と教育に加え、ユーザー自身が新しいものを早く習得し生産性をあげようという心構えがないとスムーズに新しいコミュニケーションのスタイルをものにすることはできません。

大きくて古い会社だとそれが一番難しいかも知れないですけどね・・、IT部門だけでなく利用者が慣れていかないとなかなか効率的にはならないと思います。

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