TeamsとOutlookの連携Tips

できれば両方見るのはやめたいけどね

Teamsが爆発的に普及してきている昨今ですが、Outlookからのメール送受信もまだまだ業務上必要です。

そうなるとTeams, Outlook両方のクライアントをチェックし利用する必要が出てきてしまいます。

この両クライアントの連携をスムースに行うためのTipsがいくつか以下のMicrosoftのサイトで紹介されていたのでさらっと見てみましょう。

Connected Experiences between Teams and Outlook

The global workforce is adapting to the new world of working from home, working from anywhere and experiencing the new normal of staying connected almost exclusively through digital experiences. At Microsoft, we are committed to building experiences to help you stay productive, connecting our solut…

Teams会議にきっちり時間通りに参加する

Outlookで作る会議にデフォルトでTeams会議が作成されるようになる

以前取り上げた通り、Outlookで会議を作成する際にデフォルトでTeams/SFB会議を作成してくれる機能がそろそろリリースされるようです。

Yammerで全ユーザースレッドへの投稿を禁止できるようになる / Outlookモバイルアプリで会議がデフォルトでWeb会議にできるようになる

数週間以内にまずOutlookに実装されてその後にテナント側に設定が出るようですよ。

Teams会議のリンクをクリックしなくてもOutlookからダイレクトに参加できる

以下の写真にある通り、モバイル版、PC版どちらのOutlookでもOWA(OotWって呼び方やめたの?)からも、色々な箇所からTeams会議に参加できるボタンがあります。(”Join”ボタン)

これを使えば予定表を開いてTeams会議のURLを探して・・、という時間が節約できますね。

mobile Outlook Up Next screen with join button

All pics sited from: Connected Experiences between Teams and Outlook

↑モバイル版Outlook、Joinボタンが会議の横にあります。

Outlook up coming meeting alert with join button

↑こちらはPC版Outlookクライアントの会議15分前とかに教えてくれるアラートポップアップ。”Join Online”ボタンが下にありますね。

OWA Calendar with join button

↑こちらはOWA、予定表に”Join Teams meeting”があります。

Teamsアプリの未インストールの場合自動でうながし

さらにモバイル版ではTeamsアプリが未インストールの状態でTeams会議を作ったり開いたりするとTeamsアプリをインストールしときなっていうポップアップを出してくれるそうです。

Teamsをよく使う人は既にモバイル版もインストールしていると思いますが、このポップアップがあればTeamsを今までモバイルから利用したことがない方が会議直前に慌ててインストールしなくてすみそうですね。

会議の出欠の返信の際にもTeamsアプリのインストールを促してくれるそうですよ。本当にTeams使っていないモンスターユーザーがポップアップがウザいって文句言わないといいですね。

Get Teams prompt

その他

あとはこんなのが紹介されていました。

  • モバイル版Outlookが会議に必要そうなファイルをサジェストしてくれる機能
  • Outlookのメールのやり取りからそのままTeams会議招集を作成できる
    • メールのやり取りが長くなってきたときや長くなりそうなときに返信ついでに会議作成・招集して時短って感じですかね。
  • Teamsチャットのやり取りを”Share to Outlook”を使ってメールで共有しましょう
    • Team外の人にチャットでやり取りした内容を共有するための機能のようです。
  • チャネルのメールアドレスをメールの宛先に入れるのも情報共有としていいよ
  • 必要なときはTeamsチャットやメールで@メンション機能を使って相手に気づいてもらいましょう

おわり

普段から使っていると大したTipsではありませんでしたが、細かい機能を駆使して少しでもスマートに働きたいもんです。

しかしメールはまだまだビジネスの大きな部分を占めている中で、TeamsとOutlookどっちを使って連絡しよう?と思うこともありますよね。

個人的には過渡期なのでどっちでも好きな方を使えば良いと思います。もちろん便利な使い方や今より効率的に仕事をこなせるようになる使い方は、ITや各部門のチャンピオンが社内で共有して徐々にみんなが使えるようになるといいですけどね。

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