[Outlook] 会議室を探すのが便利になったそうです

Outlookから直接予約する場合

Exchange Online – Outlook環境で会議室などのリソースメールボックスを利用するときって予約どうしていますか。

会議室を検索・予約するための専用のシステムがあるか、Outlookから直接予約するかだと思うのですが、後者の場合UIが簡素なので会議室を検索するのが結構大変だったりします。

今回room listを利用してOutlookから会議室の検索が簡単にできるようになったとのことなので紹介します。

但しOWAのみです！Outlookクライアント向けにはリリース準備中とのこと。

New Room Finder

下記は新しいRoom Finderの画面なのですが、都市名（TokyoとかNew York）とかでroom listをフィルターできるようになっています。

Reference: How to configure the new Room Finder in Outlook

今まではroom listを単純にOutlookから選択できるだけだったのかな確か。

room listを都市でフィルターできるようになったので、自分のいる会社の会議室をより簡単に探せるようになりましたね。

これを実現するためにはExchange Online PowershellモジュールのSet-PlaceコマンドレットでCityパラメーターを会議室メールボックスに指定してあげましょう。

Set-Placeで会議室に色々な情報をセット

Set-Placeコマンドレットの詳細はこちら。

https://docs.microsoft.com/en-us/powershell/module/exchange/set-place?view=exchange-ps

他にも様々条件で会議室をフィルター可能に

room list選択後は下記のようにさらにリスト内を部屋のキャパシティや設備でフィルターできるようになりました。

Reference: How to configure the new Room Finder in Outlook

プロジェクターの有無とか部屋の大きさでフィルターできるのは嬉しいですね。

当然こちらもきちんと動くためにはSet-Placeコマンドレットで設備やキャパシティのプロパティを設定してあげる必要があります。

Room Listって

上記の新しいRoom Finderの機能を利用するためにroom listを作る必要があるそうです。

room listは簡単にいうと会議室メールボックスだけが入った配布リストです。

会議室メールボックスを入れただけではroom listにならないので作り方はこちらを参照です。

https://docs.microsoft.com/en-us/Exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2019#create-a-room-list

作ったroom listはOutlookから会議室を検索するときに利用できるのでユーザーに分かりやすい名前でroom listを作っておくと会議室の検索がしやすくなります。

組織内に拠点が世界中に沢山あって会議室も沢山ある場合に使える機能です。但し一つのroom listに100を超える会議室メールボックスがある場合、Outlookからすべての会議室が表示されないので注意しましょう。

Although there is no hard limit to the number of rooms you can have in a Room List, the maximum number of rooms that can be returned in request for a Room List is 100. A possible workaround would be to further break down your rooms into smaller lists.

Reference: https://docs.microsoft.com/en-us/Exchange/recipients/room-mailboxes?view=exchserver-2019#create-a-room-list

その他・おしまい

今回の新しいRoom Finderの機能はOnline上にある会議室メールボックスだけが検索対象なので、ハイブリッド環境でオンプレミスに会議室がある場合は検索できないそうです、残念ですね。

もちろん検索するためにはroom listの作成と、各会議室メールボックスのプロパティを設定してあげる必要があるので、今まで使っていないとここが面倒かもしれませんね。組織内で会議室生成・廃止のイベントを自動化できると良いのですが。

自分がよくわかっていないのかもしれないのですがフィルターが充実してくるとroom listにする必要なくていいんじゃないかなって気がしますがどうなんでしょう。

参照元サイト：

How to configure the new Room Finder in Outlook

Did you hear of room lists? What is a room list? A room list is a collection of room mailboxes. Room lists are specially marked distribution groups that you can also use the same way you use ‘regular’ distribution groups. You can only create room lists using the Exchange Management Shell.